Wie Onlinehändler ihre Kostenstruktur neu ausrichten sollten

Der Onlinehandel hat in den vergangenen Jahren eine dynamische und meist positive Entwicklung erlebt. Während der Pandemie erreichten viele Unternehmen ungewohnte Wachstumsschübe. Budgets wurden ausgeweitet, Prozesse beschleunigt und Strukturen aufgebaut, die dem damaligen Marktumfeld entsprachen.

Heute im Jahr 2026 hat sich die Lage jedoch gewandelt. Das Umsatzwachstum ist rückläufig, gleichzeitig bestehen Fixkosten aus Wachstumsphasen fort. Besonders stark wirken sich dabei zwei Bereiche aus: Software und externe Dienstleistungen bzw. Agentur-Partnerschaften.

In beiden Feldern wurden in den Boomjahren Entscheidungen getroffen, die aus damaliger Sicht sinnvoll erschienen, heute jedoch zu einer hohen und oft unnötig komplexen Kostenbasis führen. Software wurde lizenziert, erweitert und ergänzt. Agenturen wurden beauftragt, um Wachstum und Projekte voranzutreiben. 2026 zeigt sich, dass viele dieser Ausgaben neu bewertet werden müssen, nicht aus Sparzwang, sondern um Budgets wieder konsequent an Wirkung auszurichten. Genau hier liegt das größte Potenzial, Effizienz zu steigern und Investitionen gezielt dorthin zu lenken, wo sie spürbaren Business-Impact erzeugen.

Dieser Beitrag untersucht, wie Unternehmen im E-Commerce durch die Optimierung ihrer Softwarelandschaft und durch klare Agenturstrukturen ihre Profitabilität nachhaltig verbessern können. Der Fokus liegt darauf, wie Transparenz entsteht, welche typischen Fehler auftreten und welche strategischen Maßnahmen die Budgeteffizienz dauerhaft steigern.

Der Status Quo: Hohe Fixkosten, geringe Transparenz

Viele Onlinehändler sehen sich heute mit einer Kostenstruktur konfrontiert, die in Wachstumsphasen entstanden ist, aber nicht mehr zum aktuellen Umsatzniveau passt. Was ursprünglich als Investition gedacht war, hat sich zu einem dauerhaften Fixkostenblock entwickelt. Besonders im Bereich Software wurden in den vergangenen Jahren zahlreiche Lösungen gekauft, lizenziert und implementiert.

Der Grund lag häufig im Bedarf nach Geschwindigkeit und Flexibilität.

Im Agenturumfeld ist eine ähnliche Entwicklung sichtbar. Strategische Partner wurden beauftragt, um Aufgaben auszulagern, Know-how zu ergänzen oder Projekte schneller umzusetzen. Die dadurch entstandenen Budgets waren im Kontext steigender Umsätze vertretbar.

Heute treffen die gleichen Kosten oft auf eine völlig andere Marktrealität.

Zwei Faktoren eint beide Bereiche:

• Es fehlt vielen Unternehmen an systematischer Transparenz.

• Es existiert kaum eine etablierte Routine für Kostenkontrolle und Vertragsmanagement.

Ohne Übersicht wird optimiert, ohne zu wissen, welche Programme, Leistungen oder Verträge überhaupt aktiv, notwendig oder redundant sind. Dies führt dazu, dass Kosten über Jahre wachsen, ohne dass eine bewusste Entscheidung dahinter steht.

Software als unterschätzter Kostentreiber

Software ist zu einem der größten Fixkosten-Posten im E-Commerce geworden. Das liegt nicht an den grundsätzlichen Anforderungen des Onlinehandels, sondern an der Art, wie Software eingeführt, genutzt und verlängert wird.

Studien zeigen, dass knapp die Hälfte aller Softwarelizenzen in Unternehmen ungenutzt bleibt. Die Kosten dafür sind enorm, denn Software-Anbieter setzen auf automatische Verlängerungen, Stufenmodelle und nutzerbasierte Preise. In der Praxis bedeutet das, dass für Funktionen gezahlt wird, die entweder nicht verwendet oder nur von wenigen Mitarbeitenden genutzt werden.

Typische Ursachen für hohe Softwarekosten

• Ungeplante Tool-Expansion: Teams kaufen Tools für spezifische Aufgaben, ohne vorhandene Lösungen zu prüfen. So entstehen Überschneidungen, Dopplungen und isolierte Systeme.

• Überlizenzierung: Viele Unternehmen zahlen für mehr Nutzer als benötigt. Onboarding erfolgt schnell, Offboarding selten.

• Unklare Verantwortlichkeiten: Es gibt häufig keinen definierten Software-Verantwortlichen. Dadurch wird nicht geprüft, ob ein Tool seinen Zweck erfüllt oder ob der Preis noch angemessen ist.

• Automatische Verlängerungen: Viele SaaS-Verträge verlängern sich jährlich oder monatlich automatisch, oft zu höheren Preisen als im Vorjahr.

• Fehlende Konsolidierung: In Wachstumsphasen wurden Tools ergänzt statt ersetzt. Das führt zu Funktionsüberschneidungen, die kaum jemand wahrnimmt.

Warum Softwarekosten so schwer zu reduzieren sind

Software gilt vielen Unternehmen als „notwendig“. Selbst wenn der Nutzen gering ist, scheuen Teams eine Kündigung, weil sie vermeintlich wichtige Prozesse beeinträchtigt sehen. In Wahrheit sind viele Tools austauschbar oder lassen sich durch bestehende Systeme ersetzen.

Zusätzlich spielt Bequemlichkeit eine Rolle. Eine Lizenz zu kündigen bedeutet, Prozesse zu prüfen, Alternativen zu evaluieren und Verantwortlichkeiten zu klären. Ohne klaren Prozess wird es daher oft aufgeschoben.

Agentur-Partnerschaften strategisch optimieren

Neben Software sind Agenturen der zweite zentrale Kostenblock, der 2026 stärker unter strategischer Betrachtung steht. Agenturleistungen decken ein breites Spektrum ab: Strategieentwicklung, Marketing, Content, Tracking, UX, SEO und viele weitere Bereiche.

Der Boom der letzten Jahre führte dazu, dass Unternehmen mehrere Agenturen parallel beauftragten, häufig ohne zentrale Steuerung. Retainer wurden ausgebaut, Zusatzprojekte umgesetzt und Leistungsmodelle über Jahre fortgeführt, oft ohne regelmäßigen Abgleich zwischen Zielbild, Prioritäten und tatsächlichem Business-Impact.

Zentrale Herausforderungen im Umgang mit Agenturen

• Fehlende Leistungs- und Erfolgskontrolle: Viele Unternehmen erhalten monatliche Berichte, ohne klare KPIs, Zieldefinitionen oder Erfolgsmessung. Leistungen werden umgesetzt, aber nicht konsequent bewertet.

• Unklare Aufgabenteilung: Nicht selten übernehmen mehrere Partner Aufgaben, die sich überschneiden. Das führt zu Doppelarbeit und unnötiger Komplexität.

• Pauschale Retainer ohne konkrete Leistung: Ein fixer Betrag wird gezahlt, unabhängig davon, ob Leistung und Umfang klar nachvollziehbar sind.

• Fehlende Struktur in der Steuerung: Ohne klare Prozesse, Ansprechpartner und Prioritäten entsteht operative Reibung, und damit indirekter Aufwand auf beiden Seiten.

• Hohe Wechselbarrieren: Unternehmen scheuen einen Partnerwechsel, weil sie Wissenstransfer, Reibungsverluste oder Verzögerungen fürchten. Dadurch bleiben ineffiziente Strukturen bestehen.

Warum Agenturverträge neu ausgerichtet werden sollten

Die Marktsituation hat sich gedreht. Budgets werden in vielen Unternehmen gezielter geplant und stärker an messbaren Ergebnissen ausgerichtet. Dadurch entsteht die Chance, Agenturmodelle neu zu gestalten: klarer in der Leistung, transparenter in der Steuerung und stärker an Wirkung orientiert.

Unternehmen, die ihre Agentur-Partnerschaften strukturiert überprüfen, schaffen häufig klarere Leistungsdefinitionen, bessere Planbarkeit und eine effizientere Budgetverteilung, bei gleichbleibend hoher Qualität und besserer Ergebnisorientierung.

Hebel zur Optimierung von Softwarekosten

Eine systematische Optimierung der Softwarelandschaft beginnt mit einer vollständigen Bestandsaufnahme. Ziel ist eine klare Übersicht über alle bestehenden Lizenzen, Kosten, Funktionen und Nutzungsgrade.

Schritte zur Budget-Effizienzsteigerung

1. Software-Inventar erstellen: Alle Tools, Lizenzen, Preise, Vertragslaufzeiten und Nutzer erfassen. Ein aktuelles Inventar ist die Grundlage jeder Entscheidung.

2. Nutzung prüfen: Welche Tools werden aktiv genutzt, welche nur selten, welche gar nicht. Tools mit geringer Nutzung gehören auf den Prüfstand.

3. Funktionsüberschneidungen erkennen: Viele Tools bieten ähnliche Funktionen. Eine Konsolidierung senkt Kosten und reduziert Komplexität.

4. Lizenzmodelle prüfen: Enterprise- oder Premiumtarife werden oft bezahlt, obwohl Basisversionen ausreichen.

5. Verträge aktiv verhandeln: Viele Softwareanbieter bieten Rabatte auf Nachfrage an, besonders bei längeren Laufzeiten oder höherem Lizenzumfang.

6. Alternative Anbieter evaluieren: Open-Source-Lösungen, modulare Systeme oder Anbieter mit flexibler Preisstruktur bieten Kostenvorteile.

Hebel zur Optimierung von Agenturstrukturen

Agenturen sollten genauso strukturiert betrachtet werden wie Software. Ein professionelles Partner- und Vertragsmanagement kann die Budgeteffizienz erheblich steigern, ohne die Qualität zu senken.

Schritte zur Optimierung

1. Leistungs- und Zielabgleich durchführen: Was wird tatsächlich geliefert, wie zahlt es auf die Unternehmensziele ein und wie lässt sich Wirkung messbar machen?

2. Retainer strukturieren: Fixe Budgets sollten klare Leistungsblöcke enthalten, die nachvollziehbar, messbar und steuerbar sind.

3. Vergütungsmodelle modernisieren: Statt starrer Tagessätze rücken 2026 zunehmend wertorientierte Modelle in den Fokus. Entscheidend ist nicht die bezahlte Anwesenheit, sondern der messbare Beitrag zur Zielerreichung. So entsteht eine faire, transparente Budgetlogik, mit klarer Verknüpfung zwischen Aufwand, Ergebnis und Wirkung.

4. Doppelstrukturen reduzieren: Wenn zwei Partner ähnliche Aufgaben erfüllen, entstehen parallele Kosten. Eine klare Aufgabenteilung verbessert Effizienz und Kommunikation.

5. Leistungsbasierte Modelle prüfen: Erfolgsabhängige Vergütung schafft Fokus auf Ergebnisse und erhöht die Verbindlichkeit in der Zusammenarbeit.

6. Verträge flexibel halten: Sinnvolle Laufzeiten und klare Kündigungsfristen sorgen für Agilität und verhindern langfristige Abhängigkeiten.

Warum Transparenz der Schlüssel zu jeder Optimierung ist

Transparenz ist die Voraussetzung für jede Form der Kostensteuerung. Unternehmen, die alle Verträge, Tools und Kostenstellen zentral dokumentieren, treffen bessere Entscheidungen. Transparenz führt automatisch zu höherer Effizienz, da Verantwortlichkeiten klar zugeordnet und Entscheidungen begründet werden müssen.

Ein professionelles Vertrags- und Kostenmanagement umfasst:

• automatische Erinnerungen bei Kündigungsfristen

• regelmäßige Kosten-Reviews

• Verantwortliche pro Vertrag

• klare Entscheidungskriterien für Verlängerung oder Kündigung

Ohne diese Struktur lassen sich selbst große Hebel nicht systematisch nutzen.

Eine klare, regelmäßige Analyse zeigt schnell, wo Doppelstrukturen vorliegen, wo Abos in teuren Enterprise-Plänen laufen, obwohl die Nutzung deutlich darunter liegt, und wo Verträge seit Jahren unverändert durchlaufen. Unternehmen, die hier konsequent aufräumen, verbessern nicht nur ihre Kostenbasis, sondern schaffen auch ein stabileres technisches Setup. Denn weniger Tools bedeuten weniger Komplexität, weniger Schnittstellen und weniger Risiko in kritischen Prozessen.

Mit zunehmender Transparenz verschiebt sich auch die Art der Entscheidungen. Es geht nicht mehr darum, Tools aus Gewohnheit weiterzuführen oder Agenturverträge aus Bequemlichkeit zu verlängern. Es geht darum, jede Investition an Wirkung zu messen: Welche Tools schaffen echten Wert und tragen zu Umsatz, Effizienz oder Sicherheit bei? Welche Partnerschaften sind strategisch notwendig und welche binden Budget, ohne die Organisation voranzubringen?

Was erfolgreiche Unternehmen 2026 anders machen

Erfolgreiche Händler setzen nicht auf kurzfristige Kürzungen, sondern auf strukturelle Optimierung. Statt einzelne Tools oder Partnerschaften isoliert zu beenden, entsteht ein langfristiges System, das Budgets dauerhaft kontrollierbar macht.

Die wichtigsten Merkmale sind:

• klare Softwarearchitektur

• definierte Prozesse für Tool-Evaluierungen

• transparente Agentursteuerung

• regelmäßige Vertragsgespräche

• quartalsweise Kostenanalysen

• vollständige Dokumentation aller Ausgaben

Diese Unternehmen steigern nicht nur ihre Budgeteffizienz, sondern erhöhen auch die operative Schlagkraft. Optimierung ist daher nicht per se negativ, sie sorgt für Fokus, Stabilität und bessere Ergebnisse.

Fazit

Der E-Commerce steht 2026 vor einer klaren Herausforderung: Viele Kostenstrukturen stammen aus Wachstumsphasen, passen aber nicht mehr zum aktuellen Marktumfeld. Softwarelandschaften und Agenturmodelle haben sich zu großen, oft unkontrollierten Fixkostenblöcken entwickelt.

Genau in diesen Bereichen liegt das größte Potenzial, Profitabilität und Effizienz nachhaltig zu verbessern.

Die Optimierung beginnt nicht mit pauschalen Kürzungen, sondern mit Transparenz und klaren Entscheidungsgrundlagen. Wer weiß, welche Tools genutzt werden, welche Partner welche Leistungen erbringen und welche Verträge wann enden, gewinnt Kontrolle. Wer zusätzlich konsolidiert, verhandelt und klare Prozesse etabliert, erzielt oft fünf- bis sechsstellige Effizienzgewinne pro Jahr, ohne operative Leistungsfähigkeit oder Qualität zu verlieren.

Kostenprobleme entstehen selten über Nacht. Sie entstehen in kleinen Schritten: durch fehlende Kontrolle und durch Strukturen, die nicht aktiv gepflegt werden. Die Lösung besteht darin, die eigenen Systeme bewusst zu gestalten. Software und Agentur-Partnerschaften sind dabei die zentralen Stellschrauben.

Unternehmen, die diese Bereiche 2026 konsequent angehen, schaffen sich einen klaren Vorteil. Sie erhöhen ihre Profitabilität, gewinnen Flexibilität und können Investitionen wieder dorthin lenken, wo sie Wirkung erzeugen. Genau das entscheidet in einem Markt, in dem Wachstum schwieriger geworden ist.

Für alle Onlinehändler, die ihre Kostenstruktur nicht manuell verwalten möchten, haben wir unseren Service für Vertragsmanagement und -optimierung entwickelt. Wir schaffen Transparenz, setzen klare Prozesse auf und unterstützen bei Verhandlungen, damit Budgets planbar bleiben und gezielt dort wirken, wo sie Profitabilität und Wachstum stärken.

Text über den Autor:

Alexander Steireif ist Gründer und Geschäftsführer der Strategie- und Technologieberatung Alexander Steireif GmbH. Seit über 20 Jahren unterstützt er mittelständische Unternehmen dabei, ihren Vertrieb zu digitalisieren, leistungsfähige E Commerce Lösungen aufzubauen und klare Strategien für nachhaltiges digitales Wachstum zu entwickeln.